デジタルツールをうまく活用できると仕事も日常生活も楽になります。
例えば、スケジュール管理。
Googleカレンダーを活用しており、スケジュールはスマホからでも、PCからでも、タブレットからでも、いつでもどこでも確認できます。
そんな便利なデジタルツールですが、過信は禁物だということを最近思い知らされました。
お客様との打ち合わせ予定をGoogleカレンダーへ入れているのですが、ある打ち合わせのスケジュールが入っていませんでした。今週、翌週、その後の週を見ても入っていない。
その打ち合わせがいつ行われるのかも記憶が曖昧で、胸騒ぎをしたためお客様に打ち合わせ日の確認をしました。そしたら、その日の夕方が打ち合わせの日時でした。
冷や汗ものでした。
こんなこともありました。
金融機関経由で中小企業への専門家派遣という業務も行っているのですが、事前に金融機関から集合場所や事業者の業種など連絡があります。Googleカレンダーに訪問日と併せてメモするようにしています。
ある訪問日の前日にGoogleカレンダーを確認したのですが、集合場所等の情報がありませんでした。
「あれ？ 事前連絡がまだなかったのかな？」と疑問に思い金融機関に連絡したら、1~2週間前に事前連絡をもらっていたことが判明しました。
メモしたはずの情報が抜けていました。
どちらもそうですが、Googleカレンダーに入力した情報が何かの拍子で反映されていませんでした。
どちらもお客様に大きな迷惑をかけることではなかったから良かったものの、何かあってからでは遅い。
デジタルツールの使い方を見直さないといけないという気持ちになりました。
予備も兼ね手書きでメモを取っておくということは大事だなと。
デジタルツールは便利だし作業効率も上がります。
でも、データが反映されないことがあることや、ツール頼みにより自分自身で思い込みや勘違いが起きる可能性があることは肝に銘じておかないといけないと思いました。
ツールというとLINEもそうですよね。
LINEでしか連絡先がわからない人も多くなってきました。
LINEに突然アクセスできなくなったら、その人へどう連絡を取れば良いのか？
ツールが入っている機器もそうですね。
スマホにあらゆる情報が入っていますが、スマホが壊れてバックアップもできなくなったらどうすれば良いのか？
過信は禁物ですね。
